Manejar un procesador de textos debe ser un conocimiento fundamental hoy en día, pero ¿cuáles son algunas de las opciones avanzadas que doy a conocer en mis seminarios?
UNO Una de las tareas que de vez en cuando me toca solucionar es la siguiente: Un cliente se encuentra frente a un documento de cientos de páginas, y sólo tiene unas pocas horas para formatearlo correctamente en su totalidad. Muchas personas diferentes han participado en la creación del documento, de sus diferentes capítulos, tablas y gráficos, apartados y subapartados y el resto de todos los párrafos. Con mis opciones sobre estilos personalizados de Word, pueden cambiar el documento entero a su antojo en tan sólo 20 minutos.
DOS Hay empresas que necesitan enviar un documento personalizado a un grupo de personas de una base de datos pero primero, no deben recibir la comunicación todos los registros de la base, y lo segundo, de los que la deben recibir, existen personas en particular que se les hará llegar texto diferenciados en función de una serie de condiciones. Este tipo de combinaciones de correspondencia complejas son imposibles sin un conocimiento exhaustivo de los campos de combinación de Word.
TRES Los que conocen Word a fondo, no suelen tener problemas con el manejo de documentos habituales excepto en esos documentos largos y complejos en los que se mezclan distintos tipos de márgenes y espaciados, orientaciones de papel diferentes entre hojas, encabezados o pies de página que cambian en cada capítulo de los informes, mezclas de columnas con texto en párrafos normales, etc. Los cambios de sección de documento deberían ser sus grandes aliados en estos casos.
CUATRO Para rellenar partes de trabajo, informes de devolución de producto, cartas de confirmación o cualquier documento 'estándar' y repetitivo debería apoyarse en el uso de plantillas y formularios de captación de datos.
CINCO ¿Cuáles son los secretos del mapa de documento? ¿Sabe que aún le puede ser de gran ayuda incluso terminado el documento final?
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